Автоматизация бизнес-процессов - это перевод типовых бизнес-задач и стандартных операций под контроль программно-аппаратного комплекса. В результате высвобождаются ресурсы, что позволяет увеличить эффективность компании.  

Преимущества автоматизации бизнес-процессов

Внедрение автоматической системы для моделирования и исполнения важных процессов обеспечивает следующие преимущества: 

  • Ускорение обработки информации и упрощение решения повторяющихся задач;
  • Автоматизация ручного труда; 
  • Повышение прозрачности бизнеса; 
  • Увеличение согласованности работы сотрудников, повышение качества работы; 
  • Контроль больших объемов информации; 
  • Уменьшение числа ошибок, повышение точности управления, возможность параллельного выполнения нескольких задач; 
  • Оперативное принятие решений в типовых ситуациях.

Автоматизация бизнес-процессов – это возможность для руководителя оперативно получать подробную информацию в виде аналитических отчетов, благодаря чему управление компанией происходит с максимальным учетом внутренних и внешних показателей организации.

Актуальность автоматизации бизнес процессов

Существует ряд симптомов, которые указывают на необходимость автоматизации бизнес-процессов компании: 

  • Фирма работает с перебоями, сотрудники не могут координировать действия и выполнять их слаженно; 
  • В компании имеют место регулярные задержки, искажения и потери информации; 
  • При выполнении повседневной работы специалисты компании не могут отодвигать собственные интересы на второй план; 
  • Задачи фирмы выполняются неэффективно, клиентоориентированность развита очень слабо; 
  • У сотрудников нет четкого понимания того, как их деятельность сказывается на показателях организации; 
  • Нет явного распределения, кто из сотрудников отвечает за конкретные цели и функции предприятия;
  • Отсутствуют временные рамки для выполнения задач;
  • Компания не всегда работает в интересах клиентов. 

Если хотя бы несколько из описанных признаков присутствуют в компании – значит, требуется автоматизация бизнес-процессов, чтобы сделать деятельность предприятия более продуктивной и успешной.

Этапы автоматизации бизнес-процессов

1. Определение целей автоматизации

Прежде чем начать действия по автоматизации процессов бизнеса, необходимо поставить перед собой конкретные стратегические цели. Обдумайте, чего вы хотите достичь, какие задачи вам должна помочь решить автоматизация управления бизнес-процессами. Например, автоматизация бизнес процессов управления снабжением отличается от автоматизации работы с клиентами. Если в первом случае вам надо заняться оптимизацией логистики, прием\отправка груза и т.д., то во втором случае вам необходимо отслеживать другие показатели: звонки, эффективность воронки продаж и т.д. 

2. Формализация бизнес-процессов

Для описания бизнес-процессов требуется определить, какие в них присутствуют подпроцессы, как движется информация, в какой последовательности выполняются мероприятия, какие есть ограничения и какими ресурсами вы сможете воспользоваться. 

3. Оптимизация бизнес-процессов.

После разработки модели специалисты анализируют их, чтобы затем перевести из желаемой в реальную. Затем составляется план по достижению заданных целей с использованием процессов. В итоге выстраивается бизнес-процесс, из которого исключены лишние операции и задержки. 

4. Разработка технического задания

Определяются точные задачи, которые не могут быть решены без участия владельца. 

5. Кодирование информации, разработка должностных инструкций 

Организация, которая занимается внедрением автоматических решений, выполняет кодирование информации. На данном этапе рекомендуется также начать разработку служебных инструкций, чтобы упростить обучение персонала в будущем. 

6. Обучение сотрудников 

Этот этап требуется только тогда, когда структура рабочего процесса изменяется или планируется изменять состав сотрудников. 

7. Опытная эксплуатация

Оценить продуктивность системы автоматизации можно только одним способом: применить ее на практике. Этот этап поможет отладить рабочий процесс и избежать ошибок.

Трудности перехода

Система автоматизации бизнес-процессов не всегда внедряется быстро и легко: в процессе могут возникать определенные проблемы и трудности. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся из них. 

  • Затягиваются сроки реализации проекта. 

Часто это случается, когда процессы не разбиты на управляемые блоки и контрольные точки не выделены. Решить эту проблему можно выделением общих логических схем, установкой последовательности и дедлайнов операций внедрения системы автоматизации процессов бизнеса. 

  • Ресурсы привлекаются не своевременно, а их качество оставляет желать лучшего. 

Оцените, какой объем ресурсов вам необходим и как быстро можно их вовлечь. Найдите компромиссное решение с учетом сроков реализации проекта.
Вам потребуется постоянная поддержка специалистов. В штате должен быть программист, обладающий специальными знаниями. Например, если автоматизируется бухгалтерия, то он должен быть в курсе действующего законодательства в данной области. Кроме того, сложности могут появиться и при переносе информации в новую базу данных. Эта процедура требует повышенного внимания, поскольку самая незначительная ошибка искажает учет.

  • Персонал компании не принимает нововведения.

Следует понимать, что производственная система изменится и появится масса новых элементов, с которыми сотрудники компании могут быть незнакомы, так что придется потратить время на их обучение. С большой долей вероятности, они будут сопротивляться нововведениям. Особое внимание уделите важности внедрения. Если уладить конфликт не удастся, увольте организатора протеста.

  • Отсутствует реальное тестирование функциональных возможностей автоматизированных бизнес-процессов.

Для организации рабочего процесса требуется выделять положительные результаты. Для этого проанализируйте результаты после определенного временного периода, при необходимости доработайте полученные показатели до идеала. 

  • У проекта низкий приоритет, и его выполнение происходит по остаточному принципу. 

Найдите и устраните причины небрежного отношения к проекту. Если ситуация не изменяется – замените исполнителя. 

  • Цели проекта не определены, отсутствуют критерии достижения целей или оценки результатов. 

Критерии оценки требуется составлять индивидуально, учитывая направление проекта. Определив конкретные цели проекта, вы упростите реализацию поставленных задач и быстрее добьетесь положительных результатов.


Стоит заметить, что данные неизбежные трудности носят временный характер и с лихвой окупаются преимуществами, которые в итоге приносит автоматизация. Со временем несовершенства информационной и финансовой баз сглаживаются, а работники привыкают к новому порядку работы.

Вы нашли ответ?