Автоматизация бизнес-процессов - это перевод типовых бизнес-задач и стандартных операций под контроль программно-аппаратного комплекса. В результате высвобождаются ресурсы, что позволяет увеличить эффективность компании.

Внедрение автоматической системы для моделирования и исполнения важных процессов обеспечивает следующие преимущества: 

Автоматизация бизнес-процессов – это возможность для руководителя оперативно получать подробную информацию в виде аналитических отчетов, благодаря чему управление компанией происходит с максимальным учетом внутренних и внешних показателей организации.

Существует ряд симптомов, которые указывают на необходимость автоматизации бизнес-процессов компании: 

Если хотя бы несколько из описанных признаков присутствуют в компании – значит, требуется автоматизация бизнес-процессов, чтобы сделать деятельность предприятия более продуктивной и успешной.

Прежде чем начать действия по автоматизации процессов бизнеса, необходимо поставить перед собой конкретные стратегические цели. Обдумайте, чего вы хотите достичь, какие задачи вам должна помочь решить автоматизация управления бизнес-процессами. Например, автоматизация бизнес процессов управления снабжением отличается от автоматизации работы с клиентами. Если в первом случае вам надо заняться оптимизацией логистики, прием\отправка груза и т.д., то во втором случае вам необходимо отслеживать другие показатели: звонки, эффективность воронки продаж и т.д. 

Для описания бизнес-процессов требуется определить, какие в них присутствуют подпроцессы, как движется информация, в какой последовательности выполняются мероприятия, какие есть ограничения и какими ресурсами вы сможете воспользоваться. 

После разработки модели специалисты анализируют их, чтобы затем перевести из желаемой в реальную. Затем составляется план по достижению заданных целей с использованием процессов. В итоге выстраивается бизнес-процесс, из которого исключены лишние операции и задержки. 

Определяются точные задачи, которые не могут быть решены без участия владельца. 

Организация, которая занимается внедрением автоматических решений, выполняет кодирование информации. На данном этапе рекомендуется также начать разработку служебных инструкций, чтобы упростить обучение персонала в будущем. 

Этот этап требуется только тогда, когда структура рабочего процесса изменяется или планируется изменять состав сотрудников. 

Оценить продуктивность системы автоматизации можно только одним способом: применить ее на практике. Этот этап поможет отладить рабочий процесс и избежать ошибок.

Система автоматизации бизнес-процессов не всегда внедряется быстро и легко: в процессе могут возникать определенные проблемы и трудности. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся из них. 

Часто это случается, когда процессы не разбиты на управляемые блоки и контрольные точки не выделены. Решить эту проблему можно выделением общих логических схем, установкой последовательности и дедлайнов операций внедрения системы автоматизации процессов бизнеса. 

Оцените, какой объем ресурсов вам необходим и как быстро можно их вовлечь. Найдите компромиссное решение с учетом сроков реализации проекта.
Вам потребуется постоянная поддержка специалистов. В штате должен быть программист, обладающий специальными знаниями. Например, если автоматизируется бухгалтерия, то он должен быть в курсе действующего законодательства в данной области. Кроме того, сложности могут появиться и при переносе информации в новую базу данных. Эта процедура требует повышенного внимания, поскольку самая незначительная ошибка искажает учет.

Следует понимать, что производственная система изменится и появится масса новых элементов, с которыми сотрудники компании могут быть незнакомы, так что придется потратить время на их обучение. С большой долей вероятности, они будут сопротивляться нововведениям. Особое внимание уделите важности внедрения. Если уладить конфликт не удастся, увольте организатора протеста.

Для организации рабочего процесса требуется выделять положительные результаты. Для этого проанализируйте результаты после определенного временного периода, при необходимости доработайте полученные показатели до идеала. 

Найдите и устраните причины небрежного отношения к проекту. Если ситуация не изменяется – замените исполнителя. 

Критерии оценки требуется составлять индивидуально, учитывая направление проекта. Определив конкретные цели проекта, вы упростите реализацию поставленных задач и быстрее добьетесь положительных результатов.

Стоит заметить, что данные неизбежные трудности носят временный характер и с лихвой окупаются преимуществами, которые в итоге приносит автоматизация. Со временем несовершенства информационной и финансовой баз сглаживаются, а работники привыкают к новому порядку работы.